Faturas em PDF: 5 perguntas (e respostas) para apoiar a sua empresa

A faturação tem evoluído, progressivamente, por um caminho de maior digitalização, num esforço da Administração Pública por maior rastreabilidade e combate à fraude, que tem também vantagens para as organizações ao nível de maior sustentabilidade, rapidez e menos custos com consumíveis. Uma etapa importante deste percurso foi a obrigatoriedade de faturação eletrónica para a Administração Pública e respetivos fornecedores, que tem vindo a ser implementada de forma faseada nos últimos anos.

No âmbito da faturação eletrónica, e para que a transição nas empresas possa decorrer de forma gradual, o Governo tem aceitado provisoriamente as faturas em PDF como um formato válido equiparado às faturas eletrónicas – embora este formato digital não cumpra, na sua essência, as exigências da faturação eletrónica. Esta equiparação transitória tem sido alargada no tempo, sucessivamente, sendo a última alteração estipulada no Despacho n.º 8/2022-XXIII, de 13 de dezembro de 2022.

5 perguntas e respostas sobre as faturas em PDF

1. Até quando as faturas em PDF vão ser aceites como faturas eletrónicas?

À data deste artigo, poderá utilizar faturas em PDF simplificadas como faturas eletrónicas, para todos os efeitos fiscalmente relevantes, até ao final de 2022. Esta foi uma das principais alterações do já mencionado Despacho n.º 8/2022-XXIII, que veio adiar de 31 de dezembro de 2022 para 31 de dezembro de 2023 o prazo de aceitação destes documentos.

2. E depois deste prazo?

A partir de 1 de janeiro de 2024, a sua organização deve estar 100% preparada para que todas as faturas em PDF emitidas e enviadas eletronicamente estejam certificadas e assinadas digitalmente. Só assim terão valor legal como faturas eletrónicas. Saiba como garantir a certificação das suas faturas

3. Que requisitos devem ter as faturas eletrónicas?

Terminado o prazo de aceitação das faturas em PDF simplificadas, terá de ter em conta os pressupostos da secção II do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que define as condições para a emissão de faturas por via eletrónica. De acordo com este decreto, as faturas eletrónicas precisam de garantir a autenticidade da origem e a integridade dos documentos. Para cumprir estes requisitos, as faturas em PDF da sua empresa devem passar a ter um dos seguintes elementos:

• Assinatura eletrónica qualificada – muito mais do que uma simples assinatura digital, uma assinatura qualificada é uma identificação exclusiva e intransmissível gerada a partir de um dispositivo seguro (QSCD – Qualified Signature Creation Devices). Trata-se de um sistema criptográfico, que confirma a autoria do documento, identificando a empresa responsável pela sua emissão e garante a integridade dos dados. O titular do documento tem acesso a uma chave privada que lhe permite reclamar a autoria do mesmo.
• Selo eletrónico qualificado – trata-se de uma versão digital, e segura, do carimbo da empresa. Ao contrário de uma assinatura eletrónica qualificada, este elemento apenas permite identificar uma organização (pessoa coletiva) e não um titular individual do documento.

Existem alternativas para cumprir os critérios de faturação eletrónica estabelecidos legalmente, nomeadamente a utilização de um sistema EDI (Electronic Data Interchange) que permite a transação de documentos de forma segura e com garantia de autenticidade de origem. Outra possibilidade passa pela implementação de uma solução como a Ecofatura. Trata-se de serviço SaaS (Software as a Service), de rápida instalação, que permite às empresas partilhar, com toda a carteira de clientes (B2B ou B2C), os benefícios da fatura eletrónica, independentemente da dimensão ou do envolvimento de recursos tecnológicos específicos.

4. Que vantagens tem a fatura eletrónica para a sua organização?

Com o fim do prazo de aceitação das faturas em PDF simplificadas, a sua empresa terá de utilizar faturas em formato eletrónico nas situações em que estas são obrigatórias. Ou seja, seguir uma das alternativas acima indicadas. Contudo, implementar este formato na sua organização oferece-lhe vantagens para além do cumprimento legal. As faturas em PDF certificadas e assinadas por via digital trazem maior segurança a quem emite e recebe faturas, assim como a garantia de maior confidencialidade na informação transmitida. Isto a juntar aos benefícios que o formato digital simplificado já trazia à sua empresa: redução de custos, produtividade, ciclos de pagamento mais curtos e sustentabilidade.

5. Quando deve preparar a transição das faturas em PDF para as faturas eletrónicas?

Aconselhamos a preparar este processo o mais cedo possível. Não só porque pode fazer uma transição de forma mais tranquila e com formação atempada para a sua equipa, como estará perfeitamente à vontade com o novo formato – quando as faturas em PDF deixarem de ser aceites como equiparadas às faturas eletrónicas. Estará também a aproveitar, desde logo, todos os benefícios das faturas certificadas e assinadas para a sua empresa. Saiba como garantir a certificação das suas faturas

A Generix pode apoiá-lo ao longo de todo este processo transitório. Quer saber como garantir a autenticação e certificação das suas faturas PDF? Fale connosco! Esclaremos todas as suas dúvidas, sem compromisso.

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