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05/08/2024
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Faturação Eletrónica: um objetivo impulsionado pela União Europeia
Como impulsionadora da desmaterialização da faturação, a União Europeia está gradualmente a exportar este novo modelo para o resto do mundo, confrontando as empresas com desafios sem precedentes. O Parlamento Europeu está a trabalhar numa nova Diretiva sobre o IVA para generalizar a desmaterialização de faturas até 2024. Esta medida visará também uniformizar as práticas do IVA e os modelos de Controlo de Transações Contínuas ao nível da União Europeia.
Cada país tem o seu ritmo de implementação
A desmaterialização da faturação, que está a ser promovida pela União Europeia, deixa alguma margem de manobra, para que os Estados-Membros tenham uma certa flexibilidade quando se trata de implementar a faturação eletrónica, tanto com organismos públicos (B2G) como privados (B2B). Por este motivo, nem todos os países se encontram na mesma fase de implementação.
Por exemplo, a desmaterialização das faturas B2G já é obrigatória em Portugal, para os fornecedores de serviços da Administração Pública, através da plataforma FE-AP.
Eventualmente, a faturação eletrónica irá tornar-se obrigatória em todos os países europeus, cada um com o seu próprio calendário de implementação. Uma realidade que deve ser antecipada agora, tanto para as empresas nacionais como estrangeiras.
Um modelo de comunicação que se estende ao resto do mundo
Apesar das consequências económicas do conflito na Ucrânia, a União Europeia continua a ser um dos principais exportadores do mundo. Esta influência também lhe permite exportar os seus padrões para os quatro cantos do planeta, em várias áreas em que a Europa tem sido capaz de se mostrar vanguardista: segurança alimentar, proteção de dados (RGPD) ou proteção ambiental, por exemplo.
Embora apenas diga respeito ao Velho Continente, a obrigação de desmaterializar as faturas está gradualmente a ser alargada ao resto do mundo, o que exige que os parceiros comerciais se adaptem a esta evolução. O exemplo mais emblemático desta influência: nos Estados Unidos, até ao final de 2022, estava em curso um projeto-piloto para estabelecer um modelo de faturação eletrónica standard.
A utilização da faturação eletrónica é um win-win
Embora tenha sido introduzida principalmente para limitar a fraude, a exigência de fatura eletrónica também representa uma oportunidade para as empresas, desde que estas estejam preparadas para tal.
Controlos simplificados graças às faturas desmaterializadas
Dentro da União Europeia, a desmaterialização da faturação tem como objetivo principal: combater a fraude fiscal. Para este efeito, as faturas eletrónicas facilitam o trabalho às autoridades fiscais:
- Identificação de todas as empresas que são obrigadas a declarar o IVA;
- Acesso ao histórico de todas as transações realizadas pelas empresas declarantes;
- Diferenciação simplificada da comunicação de erros e casos de fraude.
Processos otimizados através da desmaterialização de faturas
A obrigação da faturação eletrónica é também uma oportunidade para as empresas, tanto do ponto de vista económico como organizacional.
Mais de 6 em cada 10 empresas acreditam que a rastreabilidade e a fiabilidade são reforçadas graças à desmaterialização das faturas (1)
- Declarações automatizadas graças às informações de faturação transmitidas;
- Faturação em conformidade devido às normas standard entre empresas;
- Redução dos custos de faturação face ao processamento em papel.
Os requisitos para a faturação eletrónica
De forma a cumprir e aproveitar as novas normas impostas pela União Europeia, as empresas necessitam de alguns requisitos, nomeadamente:
- Escolher um protocolo: assinatura eletrónica, intercâmbio eletrónico de dados (EDI), plataforma de auditoria fiável… todas as soluções que lhe permitam garantir a autenticidade, integridade e legibilidade das suas faturas eletrónicas. E aqui, qual o grande desafio? Escolher a solução que melhor se adapta às suas limitações organizacionais e tecnológicas;
- Escolher um modelo de transmissão: para enviar as faturas aos seus destinatários, pode introduzi-las manualmente na plataforma oficial, optar pelo envio automático através do seu software de gestão (ERP) ou utilizar uma plataforma acreditada de terceiros. A escolha que fizer dependerá do seu volume de faturação;
- Ter os dados certos: Ao desmaterializar as faturas, é importante assegurar que os dados a serem transmitidos nas faturas estejam corretos: dados adaptados às diferentes normas e à sua aplicação nos países em questão.
Em resumo, a faturação eletrónica é um grande passo na direção da digitalização da economia europeia, mas ainda há trabalho a ser feito para garantir que todas as empresas aproveitam os seus benefícios.
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Fontes : (1) Quais são as tendências para 2020 na desmaterialização das faturas? – Generix – 2020
