O EDI no setor dos Materiais de Construção

Encomendas feitas por telefone, faturas recebidas por email e validação manual de documentos são exemplos de tarefas que ainda fazem parte do dia a dia de muitas empresas que operam no setor dos materiais de construção – sobretudo nas organizações de menor dimensão e de cariz familiar. Este modelo convencional traz muitas ineficiências operacionais e constituem uma barreira ao desenvolvimento dos negócios, consumindo tempo e recursos, ao mesmo tempo que aumentam a probabilidade de ocorrência de erros.

Foi exatamente a pensar nos desafios enfrentados pelo setor que a Associação Portuguesa dos Comerciantes de Materiais de Construção (APCMC) e a Generix – especialista em soluções colaborativas – estabeleceram uma parceria, que visa incentivar a digitalização das empresas deste setor, através da implementação da solução tecnológica EDI – Eletronic Data Interchange.

O objetivo é ajudar a resolver um dos principais problemas identificados no setor e que está relacionado com a falta de critérios com que as empresas comunicam entre si. Por exemplo, para um fornecedor de materiais de construção, um determinado artigo tem código x, enquanto que para o distribuidor esse mesmo produto apresenta um código y. Contudo, para que as operações na cadeia de abastecimento dos materiais de construção sejam mais eficientes e ágeis é fundamental que todos os intervenientes (e especialmente, os fornecedores e distribuidores) falem a mesma linguagem. Esta tem sido, aliás, uma das principais preocupações da APCMC, que já desenvolveu uma plataforma para uniformizar a informação dos produtos e materiais de construção: a APCMC DataCheck.

Mas é preciso ir mais longe. Por isso, a APCMC estabeleceu uma parceria com a Generix para ajudar estas empresas de materiais de construção a falarem a mesma linguagem, e tendo esta base comum, poderem depois trocar dados, de forma eletrónica.

Recorde-se que a Generix disponibiliza há largos anos a solução EDI para muitos dos fornecedores e alguns distribuidores, de referência, de materiais de construção em Portugal e tem, por isso, um conhecimento abrangente e profundo das necessidades do setor.

Assim, a Generix começou por criar um guia, com base nas normas internacionais das transações eletrónicas, com a estrutura das principais mensagens utilizadas pelo setor e que correspondem a fluxos de informação relevantes para os seus negócios. Terminada esta primeira etapa, está agora a trabalhar com a APCMC para a implementação da tecnologia EDI nas empresas do setor. Em termos resumidos, esta solução de transmissão segura de dados que permite transferir e integrar documentos de negócio automaticamente nos sistemas de gestão das entidades envolvidas (encomendas, guias, receção e faturas, notas de crédito ou de débito).

Tecnologia EDI promove agilidade e competitividade

A implementação da solução EDI no setor dos materiais de construção vai ajudar as empresas (distribuidores e fornecedores) a agilizarem a forma como comunicam entre si e interligarem os seus sistemas de informação com os dos seus parceiros de negócio. Entre as principais vantagens, são de destacar:

• maior rapidez das operações;
• automatização do lançamento da informação no sistema;
• dispensa da conferência manual da documentação, libertando recursos humanos para tarefas de maior valor acrescentado;
• deteção precoce de erros de operação;
• maior fiabilidade e rigor da informação;
• redução de custos de processamento;
• total transparência e controlo da informação entre distribuidor e fornecedor: os intervenientes podem verificar o estado e a evolução das suas transações eletrónicas em tempo real;
• custos de implementação baixos, uma vez que a APCMC e a Generix querem contribuir para a democratização do acesso das empresas a esta tecnologia.

Em suma, através da implementação desta solução intuitiva e de fácil utilização, as pequenas e médias empresas do setor dos materiais de construção poderão dar um passo importante na digitalização dos seus negócios, eliminar algumas das principais ineficiências estruturais das operações e tornar os seus processos mais ágeis.

Ao promover a desmaterialização de documentos, a uniformização da informação e a automatização de processos, a adoção da tecnologia EDI traz às organizações da cadeia de abastecimento dos materiais de construção competitividade acrescida, num contexto económico cada vez mais desafiante e fortemente concorrencial.

Pretende mais informações sobre o Projeto EDI entre a Generix e a APCMC?

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