Questões frequentes sobre WMS – Warehouse Management System

Para que serve um WMS?

Ter uma melhor visão da atividade logística da empresa, evitar erros de preparação de encomendas e otimizar a utilização de recursos estão entre os principais objetivos da implementação de um WMS. Para isso, é importante contar com as principais funcionalidades de uma ferramenta completa, nomeadamente:

• Facilitar a gestão de localizações e stocks: o WMS permite monitorizar e otimizar a alocação de itens nos locais, de forma a poupar espaço e a adaptar-se, respeitando as taxas de rotatividade dos produtos de forma a tornar as operações de preparação mais produtivas.
• Gerir a preparação da encomenda: um passo essencial para dar resposta às encomendas, minimizando os recursos utilizados. O segredo reside na redução de viagens em vão, na otimização do percurso e na integração dos vários modos de picking (picking único, pick & vent, etc.).
• Otimizar a gestão da receção de encomendas e envios: o WMS deve ter capacidade para lidar com todas as informações relativas à receção de mercadorias e envios, de modo a permitir o controlo de todas as operações internas associadas. Isto significa registar e verificar a conformidade dos artigos recebidos, bem como a sua alocação (armazenamento, preparação, transporte, etc.).
• Organizar a monitorização das atividades do armazém: por ser uma ferramenta utilizada pelo gestor de armazém, o WMS define e monitoriza indicadores sobre a performance. Recolhe estatísticas operacionais e níveis de inventário para dar apoio à tomada das melhores e mais rápidas decisões.

Como escolher a solução WMS para a sua empresa?

Não se troca de solução WMS todos os anos. O objetivo é ter uma plataforma estável, sólida e escalável, uma vez que as atividades empresariais e as funções de armazém enfrentam mudanças constantes. Na Generix, oferecemos soluções extremamente flexíveis e altamente configuráveis que proporcionam amplas possibilidades ao seu negócio, bem como um serviço de apoio que facilita a implementação e a colaboração. A escolha da solução é crucial e deve basear-se em critérios objetivos:

• Fiabilidade da solução: seria muito prejudicial para o negócio se o armazém sofresse uma avaria técnica de longa duração. É essencial ter um sistema WMS muito fiável que disponha de um Acordo de Nível de Serviço (SLA), criado pelo fornecedor ad solução. Além disso, é importante verificar os recursos implementados pelo prestador de serviços caso ocorra um incidente operacional.
• Riqueza funcional: um WMS pode ter muitas funcionalidades e é importante escolher uma solução com ampla cobertura funcional para ter a capacidade fazer face a potenciais problemas, atuais e futuros, sem necessidade de desenvolver adaptações específicas. Com o crescimento do e-commerce e do omnicanal, o armazém sofreu inúmeras alterações e é importante confirmar que a solução WMS elegida consegue enfrentar estes novos desafios.
• Modularidade da oferta: o objetivo é poder utilizar (e pagar) apenas o que precisa entre todas as opções propostas. Focando-se inicialmente nos módulos que lhe permitam usufruir dos benefícios iniciais, a empresa será capaz de acelerar as implementações da ferramenta e a adaptação dos utilizadores. A plataforma SaaS (Software as a Service) é uma boa solução.
• Escalabilidade da solução: provavelmente não pretende mudar de software WMS cada vez que a sua oferta ou atividade evolui. O objetivo é encontrar uma solução que consiga acompanhar a evolução do seu negócio, sem necessidade de introduzir novos desenvolvimentos personalizados.
• Ergonomia: a diferença entre as apps destinadas ao público em geral e o software empresarial está a tornar-se cada vez menor. Embora haja um esforço diário para melhorar o design, interface e experiência do utilizador das apps, atualmente as empresas querem aplicações ergonómicas e de fácil utilização. Uma boa prática de ergonomia acelera o processo de aprendizagem dos colaboradores e limita os riscos de resistência à mudança.
• Custo da utilização da solução: para além do preço do software, é importante incluir todos os custos que terão de ser pagos (infraestrutura, manutenção, upgrades, etc.) nos critérios de escolha. Isto é particularmente verdade quando as soluções comparadas têm diferentes métodos de comercialização (licença ou SaaS). Este método é conhecido como TCO (Total Cost Ownership).
• Capacidade para integrar o armazém no ecossistema TI existente: o WMS deve interagir e recuperar dados dos sistemas existentes. Uma solução WMS em modo SaaS permite isto.

Qual a amplitude funcional do WMS?

Num contexto de evolução dos tipos de fluxos logísticos a processar e das tarefas atribuídas ao armazém, a definição do âmbito de atuação da futura solução representa um desafio significativo. É importante enumerar as necessidades, a médio e longo prazo, e verificar se os editores de software eleitos são capazes de as satisfazer através da sua riqueza funcional.

A amplitude funcional de um WMS inclui o conhecimento de stocks, localização, a execução de operações, bem como o controlo da atividade do armazém. No entanto, existem outros temas que podem beneficiar as empresas que evoluem em ambientes cada vez mais flutuantes e complexos. Determinar o perímetro funcional permite estruturar a abordagem e a forma como os seus dados, bens e fluxos de produto serão geridos pelo sistema de informação.

A definição correta do perímetro funcional permite encontrar uma solução adequada às suas necessidades. O WMS consegue gerir várias tarefas em simultâneo, mas não pode fazer tudo. Desta forma, é importante alinhar os seus projetos com a atividade principal do WMS, de modo a encontrar a solução mais acertada.

Qual o impacto da aquisição de um WMS no orçamento do armazém?

A questão do orçamento é fundamental para a implementação de um WMS. Na verdade, o objetivo do software é poupar tempo, otimizar os seus processos e trabalhar de forma mais eficiente. Os custos de aquisição dependem de muitos fatores, nomeadamente:

• A taxa de licença da solução: os custos são, geralmente, baseados no número total de utilizadores. Alguns fornecedores de soluções WMS utilizam outros dados, tais como volumes anuais de encomendas. Certifique-se de que conhece os detalhes da oferta do fornecedorde WMS para conseguir fazer um planeamento futuro. Pergunte-se, por exemplo, que impacto terá o seu crescimento nas suas respetivas necessidades em termos de licenças durante os próximos anos?
• Módulos opcionais: Inicialmente, pode ser difícil determinar quais são as funcionalidades disponíveis no sistema base versus módulos opcionais baseados em demonstrações. Assim, é prudente orçamentar alguns módulos adicionais, antes de avaliar o valor para a sua utilização.
• Manutenção e suporte: ainda que a manutenção seja reduzida para uma solução SaaS, deve certificar-se dos elementos incluídos ou não na proposta escolhida para o seu WMS. Não negligencie o fator suporte. É fundamental saber quem contactar em caso de dúvidas ou problemas, como gerir a formação e a integração de novos utilizadores e ter uma única pessoa de contacto para eventuais incidentes.
• Alterações e personalização: Cada alteração pode adicionar custos, riscos e tempo a um projeto. Se precisar de fazer alterações, descreva-as detalhadamente nas suas especificações para obter a melhor avaliação possível, quer em termos de orçamento, quer de calendarização. Caso não saiba se precisa de alterações e personalização, inclua fundos de contingência.

Devo escolher um WMS em modo SaaS ou optar por uma licença?

Embora a licença fosse a norma há algum tempo, atualmente, o SaaS tornou-se totalmente democratizado. Possui inúmeras vantagens, nomeadamente:

• Ambiente seguro, facilmente acessível através de qualquer dispositivo ligado à Internet, em qualquer lugar.
• Implementação fácil e rápida.
• Integração, sem falhas, com os recursos TI existentes.
• Modelo pay-per-use, com capacidade de acesso aos recursos necessários e adaptado às suas necessidades.
• Escalabilidade, o que promove a flexibilidade do negócio.
• Não é necessário qualquer investimento inicial, em termos de licença e hardware.
• Sem custos de manutenção e de atualização.
• Sem encargos operacionais de TI para a empresa utilizadora, o fornecedor de serviços WMS é responsável pela instalação e atualização da aplicação e gestão dos servidores.
• Maior rapidez do retorno do investimento, uma vez que os custos inerentes ao projeto são amortizados no prazo de 2 a 3 meses.

Ao migrar para um WMS em modo SaaS, a empresa garante o seu desenvolvimento/evolução ao longo do tempo, de acordo com as necessidades logísticas identificadas pelos clientes do fornecedor WMS à medida que o software é utilizado. Dado que a solução é paga por utilização, todos os custos estão incluídos (utilização, hosting, manutenção, updates, etc.). Trata-se de um serviço de subscrição com tudo incluído, o que permite ao departamento de TI libertar-se dos problemas de arquitetura, escolha e gestão de hosting.

Ao discutir os benefícios da adoção dos diferentes tipos de implementação (SaaS/licença), é necessário considerar cuidadosamente todos os elementos específicos de cada empresa e de cada projeto de implementação de software de gestão de armazém, a fim de fazer uma avaliação abrangente e equilibrar os custos a curto e médio prazo.

É difícil integrar o WMS numa infraestrutura existente?

Um WMS em modo SaaS facilita bastante a integração no ecossistema de TI existente. Dado que o ciclo de vida médio de um software WMS se situa na ordem dos 10 a 15 anos, a capacidade do software de gestão de armazéns evoluir durante este período é fundamental: representa o elemento-chave que assegura o suporte da estratégia empresarial a médio-longo prazo da empresa utilizadora (novos setores de atividade, gestão do e-commerce e operações omnicanal, implementações em contextos internacionais ou multi site, adoção de novas tecnologias).

Essencialmente, o que precisa de ser avaliado é a escalabilidade do software de gestão de armazéns em termos de volumes geridos, metros quadrados disponíveis, utilizadores simultâneos permitidos, integração de novos processos, parceiros e localizações, e o grau de visibilidade oferecido.

A capacidade de integração com o sistema de informação da empresa é fundamental para aumentar a agilidade e competitividade. O WMS interage com inúmeros sistemas diferentes dentro da cadeia de abastecimento (ERP para compra e entrada de ordens de venda, TMS para gestão de transportes, WCS para controlo automatizado de handling de materiais, APS para compra de matérias-primas e planeamento de produção, entre outros). O elevado desempenho desta ferramenta só pode ser alcançado se for totalmente integrada na tecnologia e nos processos principais da empresa.

Graças à Cloud, uma solução SaaS não necessita de lidar com as questões da arquitetura, escolha e gestão de hosting. Tudo o que tem de fazer é subscrever o serviço e o editor fornecerá o nível de desempenho acordado, geralmente enquadrado por um SLA (Acordo de Nível de Serviço). Não é necessária nenhuma instalação: é tudo feito através do acesso à web.

A gestão do armazém através de uma solução na Cloud deve ser preferível para que as apps possam comunicar dinamicamente entre si, utilizando APIs e Web Services. O SaaS é a forma de migrar para uma cadeia de abastecimento com visibilidade de 360° end-to-end.

Quanto custa um WMS?

A tecnologia SaaS está a ganhar cada vez mais terreno em novos projetos WMS, por vários motivos:

• Fácil e rápida implementação.
• Modelo pay-per-use, permitindo acesso aos recursos e adaptado às suas necessidades.
• Alta escalabilidade que satisfaz as necessidades das empresas em termos de flexibilidade e agilidade.
• Sem investimento inicial e sem despesas de manutenção e atualização, esta é suportada pelo fornecedor.
• Transferência dos investimentos de TI para despesas operacionais (de CAPEX para OPEX).

Todos estes fatores contribuem para a redução do custo total de propriedade de um sistema de gestão da informação, baseado no SaaS, e tornam-no uma escolha atraente – em termos de preço.

No entanto, a questão dos custos é variável, uma vez que é geralmente influenciada por muitos fatores relacionados, mais especificamente, com a realidade em que a solução será implementada, incluindo, por exemplo, os volumes a processar, a dimensão das áreas e o tipo de processos a serem geridos.

O mercado reconheceu o valor que este tipo de solução pode trazer à cadeia de abastecimento, tanto em termos de execução como de otimização. Na seleção do software, as empresas tendem a dar mais prioridade a outros fatores, tais como a amplitude da funcionalidade, flexibilidade e escalabilidade.

Como escolher o fornecedor WMS?

A adequação do software de gestão de armazém, do ponto de vista funcional e empresarial, deve ser suportada pelo perfil e competências do fornecedor, o que pode influenciar tanto o resultado do projeto como a própria solução. Embora as funcionalidades da solução sejam importantes, também deve analisar minuciosamente as capacidades do fornecedor. Para tomar a decisão certa, deve questionar-se:

Relativamente ao editor da solução:

• Qual é a sua história? Há quanto tempo atua nesta área? Tem projetos internacionais?
• É especializado em gestão de armazéns ou atua noutras áreas? Em caso afirmativo, qual é o seu volume de negócios na atividade de WMS?
• Quem são os seus principais clientes? Estão satisfeitos? Conseguiu algum feedback sobre as soluções?
• O editor fornece totalmente o WMS ou é subcontratado? Qual é o seu nível de especialização?

Coaching e migração:

• Existe uma solução de suporte “chave na mão”?
• Qual é a metodologia para auxiliar a transição internamente?
• Quem é que contacto caso exista algum problema? Existe um contacto específico para eventuais questões?
• Existe um roadmap de novas funcionalidades para lançamento? Quando são implementados, qual é o método de formação para novos utilizadores?

Orçamento:

• O que está incluído na oferta? Existem extras ou funcionalidades que precisem de ser pagas à parte?
• Qual é o modelo de negócio do editor de soluções? Quais são os custos ocultos? As atualizações, manutenção e segurança estão incluídas no orçamento?
• Quais são as condições de pagamento?

Quais são os principais passos para implementar um WMS?

Preparação e apropriação do processo: o sucesso da implementação depende da seleção da solução. A integração dos futuros utilizadores do WMS deve ser feita o quanto antes. Quando as dificuldades são expressas, garantimos o suporte necessário. Este ponto é particularmente crítico quando se trata de substituir uma solução “personalizada” por funcionalidades de um WMS mais standard.

Definição das especificações: definir as necessidades e transcrevê-las nas especificações são passos-chave. Trata-se de ter em conta as necessidades reais e, em particular, aquelas que ainda não foram cobertas pela solução existente. Os constrangimentos, os processos-alvo e a organização do projeto interno também devem ser descritos. Cabe então aos editores utilizar esta expressão de necessidades para recomendar módulos que as satisfaçam.

Criação de um ficheiro sobre o retorno do investimento: isto servirá de referência interna assim que o projeto for lançado. Durante a implementação de qualquer projeto, é aconselhável rever o documento para recordar os objetivos da implementação da solução. Em particular, descreve os benefícios que o WMS deve trazer à organização e como contribuirá para a correta implementação da sua estratégia de negócio.

Seleção de editores: esta fase tem como objetivo filtrar as soluções, selecionando apenas as que respondem às necessidades expressas nas especificações.

Consultoria técnica: este momento deve incluir reuniões frequentes, apresentações, demonstrações, visitas de referência, etc. Como o número de pontos a validar é importante, a qualidade da fase de seleção é de extrema importância. Posteriormente, irá certamente poupar muito tempo no projeto. É aconselhável construir uma grelha de avaliação com vários critérios antes da sessão de consultoria, com a finalidade de comparar objetivamente as soluções e os editores.

Realização de uma POC (Prova de Conceito): o objetivo é validar a relevância da solução. A partir de um conjunto de dados sobre um determinado perímetro, torna-se possível verificar como o sistema satisfaz as necessidades expressas. Esta é uma oportunidade para as equipas garantirem que a solução proporciona o apoio esperado, é fácil de utilizar e está adaptada ao contexto de funcionamento da empresa.

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