Ana Rita Gomes
Business Development
Generix Portugal
O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica é um documento digital que serve como comprovativo de uma transação comercial entre parceiros de negócio. Este documento substitui a tradicional fatura em papel e é comunicado e armazenado eletronicamente.
As faturas eletrónicas são emitidas em formatos eletrónicos, estruturados (XML, EDIFACT, CIUS-PT…), ou não estruturados como um simples PDF enviado por e-mail.
A Importância da Fatura Eletrónica no mundo empresarial
Na era da digitalização de processos de negócio, as empresas continuam a enfrentar desafios constantes para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional. Uma das inovações que tem revolucionado a gestão empresarial é a adoção da fatura eletrónica em formato PDF. Este avanço tecnológico, em parte alavancado pelos constragimentos da recente pandemia, moderniza não apenas a contabilidade, mas também oferece uma série de vantagens estratégicas para as empresas que desejam se manter competitivas no mercado.
Vantagens da Fatura Eletrónica em PDF
- Redução de Custos: A emissão de faturas eletrónicas elimina a necessidade de papel, impressão e envio postal, o que se traduz em economias significativas. As empresas podem assim redirecionar esses recursos para áreas mais estratégicas, promovendo um crescimento sustentável.
- Eficiência Operacional: A automatização do processo de faturação reduz o tempo gasto na emissão e envio de faturas, permitindo que as equipas financeiras se concentrem em tarefas mais complexas e estratégicas. Além disso, o processamento de faturas eletrónicas é mais rápido e preciso, minimizando erros humanos.
- Segurança e Conformidade: Faturas eletrónicas em PDF podem ser protegidas com criptografia e assinaturas digitais, garantindo a integridade e autenticidade dos documentos. Além disso, a conformidade com as regulamentações fiscais é facilitada, uma vez que muitos governos estão atualmente a promover a digitalização dos processos fiscais.
- Facilidade de Armazenamento e Acesso: Documentos eletrónicos são facilmente arquivados e recuperados, eliminando a necessidade de grandes espaços de armazenamento físico. Isso não apenas economiza espaço, mas também simplifica a gestão documental e a recuperação de informações em auditorias ou simples consultas.
- Sustentabilidade Ambiental: A redução do uso de papel contribui diretamente para a preservação ambiental. Empresas que adotam a fatura eletrónica demonstram compromisso com práticas sustentáveis, o que pode melhorar a imagem corporativa e atrair clientes e parceiros que valorizam a responsabilidade ambiental.
Impacto nas Empresas
A transição para a fatura eletrónica em PDF tem um impacto significativo na forma como as empresas operam. A agilidade, precisão e rapidez no processamento e comunicação de faturas melhoram o fluxo de caixa, garantindo que pagamentos e recebimentos sejam realizados de maneira mais eficiente. A capacidade tecnológica de integrar sistemas de faturação eletrónica com as várias plataformas empresariais, como ERP, CRM, Gestão Documental, Portal de clientes entre outros, proporciona uma visão holística e integrada das operações comerciais.
O que muda em Portugal a partir de Janeiro de 2025?
Segundo os artigos nº12 e nº13, decreto-lei nº28/2019 as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deverão garantir:
- A autenticidade da origem;
- A integridade dos dados;
- O não repúdio da origem e receção das mensagens;
- Arquivo digital de faturas em repositório legal.
A partir de 1 de Janeiro de 2025, para que uma fatura em PDF seja considerada uma fatura eletrónica e para que se garanta a autenticidade da origem e integridade dos dados esta terá de ser obrigatoriamente assinada digitalmente com recurso a um certificado digital qualificado.
De que forma poderá a Generix ajudar a sua empresa a responder a este desafio?
O serviço Ecofatura da Generix, permite gerir de forma simples, eficiente e segura as faturas eletrónicas, garantindo a total conformidade legal. Com o serviço Ecofatura, a sua empresa passa a tirar partido de várias vantagens, tais como:
- Envio Automático e Personalizado de Faturas: As faturas eletrónicas em PDF são certificadas e enviadas automaticamente por email, com um layout adaptado às preferências do cliente.
- Portal Colaborativo de Acesso: Além do envio por email, as faturas são disponibilizadas num portal colaborativo acessível tanto pelo emissor quanto pelo recetor. Este portal permite a consulta e exportação das faturas, garantindo a segurança através do registo de hora/data de entrega e visualização. Também oferece vários filtros para uma consulta rápida e fácil.
- Certificado Eletrónico Qualificado: Garante a autenticidade e integridade das faturas, eliminando qualquer risco de adulteração dois documentos.
- Repositório Eletrónico Legal: As faturas são arquivadas eletronicamente por um período de 10 anos, cumprindo rigorosamente todos os requisitos legais.
A adoção da fatura eletrónica em PDF é um passo crucial para qualquer empresa que procura eficiência, economia e sustentabilidade. As vantagens são claras: redução de custos, aumento da eficiência operacional, compromisso ambiental, segurança e conformidade, além da facilidade de armazenamento e acesso aos documentos. Empresas que abraçam esta transformação, passam a estar capacitadas para enfrentar os desafios do mercado moderno destacando-se como líderes inovadores.
Escolha o serviço Ecofatura da Generix e transforme o processo de faturação da sua empresa, em algo simples, seguro e eficiente.