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05/08/2024
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O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica é um documento processado e transmitido de forma eletrónica, por um fornecedor aos seus clientes, através de um sistema informático ou plataforma segura de transmissão de dados e utiliza formatos específicos. Todo o processo de faturação eletrónica é realizado de forma digital, sem a necessidade de recorrer ao papel, incluindo o arquivo digital durante o prazo legal de 10 anos.
Que tipos de faturas existem?
Fatura Tradicional As faturas em papel são geradas eletronicamente, impressas e enviadas por correio para o destinatário, o que pode resultar em atrasos na entrega e na falta de visibilidade e controlo sobre o seu recebimento. Fatura PDF As faturas trocadas por e-mail como ficheiros PDF ou Word estão um passo à frente das faturas em papel. No entanto, não são consideradas faturas eletrónicas, uma vez que não cumprem os requisitos legais de autenticidade, integridade e segurança dos documentos fiscais. Mais à frente, explicamos os requisitos e legislação em vigor. Fatura Eletrónica A Fatura Eletrónica é a versão digital da fatura tradicional, isto é, um documento representativo das transações comerciais entre um fornecedor e um compradorvendedor. A fatura eletrónica é gerada, emitida e arquivada digitalmente. Tem o mesmo valor legal e acrescenta novas condições de segurança.
Requisitos legais da Fatura Eletrónica em Portugal
- Utilização de um formato estruturado que permita o tratamento automático, de acordo com o modelo standard europeu;
- Utilização de um sistema EDI (Eletronic Data Interchange) para transmissão do ficheiro estruturado;
- Utilização de um certificado digital qualificado que comprove a autenticidade e integridade do conteúdo das faturas.
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O que é uma Fatura PDF?
Uma fatura PDF é um documento eletrónico em formato PDF que regista as transações comerciais entre fornecedores e clientes. Em Portugal, a Fatura PDF é reconhecida como um documento fiscal válido, desde que contenha uma assinatura digital ou certificado digital qualificado, como estabelecido nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro.
Um documento tradicionalmente denominado “Fatura PDF” não é por si só considerado uma fatura eletrónica. Para ter valor legal, esta deve cumprir os requisitos acima indicados.
Em Portugal, a Fatura PDF é considerada Fatura Eletrónica?
Até 31 de dezembro de 2024, as faturas em formato PDF continuam a ser consideradas faturas eletrónicas, conforme o Despacho 8/2022/XXIII. A partir de 1 de janeiro de 2025, as faturas em formato PDF deverão conter os requisitos de autenticidade, nomeadamente a Assinatura Digital Qualificada, para serem considerados documentos válidos.
Requisitos da Fatura Eletrónica PDF a 1 de janeiro 2025
- Utilização de um Certificado Digital Qualificado que requer uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou através de um selo eletrónico qualificado ou
- Utilização do sistema EDI – Electronic Data Interchange
A legislação aplica-se às Faturas PDF e outros documentos fiscalmente relevantes (guias ou encomendas), enviados por e-mail ou outra via eletrónica.
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O que é o Certificado Digital Qualificado?
Um Certificado Digital Qualificado é um documento eletrónico seguro que funciona como uma identificação digital fidedigna para particulares ou entidades coletivas, e que garante o reconhecimento automático e legal de uma assinatura eletrónica em Portugal e em toda a União Europeia. Para ser considerado qualificado, o certificado digital deve ser validado por uma identidade certificada.
De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019 o envio de faturas eletrónicas requer um certificado digital qualificado para garantir a autenticidade da origem e integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica. Existem dois procedimentos para o efeito: através de uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou por meio de um selo eletrónico qualificado, conforme estabelecido pelo Regulamento (UE) n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.
No entanto, ao implementar um sistema EDI – Eletronic Data Interchange, não é necessária a utilização de outro tipo de certificado digital, sendo este facultativo.
O que é o EDI – Eletronic Data Interchange?
O EDI é uma tecnologia que permite a transmissão de dados (encomendas, faturas, guias de remessa, notas de crédito/débito, inventários, preços, catálogos, informação logística) entre empresas e de forma eletrónica. Esta tecnologia utiliza um formato standard para estruturar as informações e uma linguagem comum para as transmitir de um sistema para outro, independentemente do software utilizado por cada empresa.
O que é o arquivo digital de faturas?
O arquivo digital da faturas eletrónicas é um sistema utilizado para armazenar eletronicamente as faturas emitidas e recebidas. O arquivo digital substitui o arquivo de documentos em papel, permitindo um armazenamento seguro e a conservação das faturas por um período mínimo de 10 anos. O sistema é regulado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 e faz parte do processo de faturação eletrónica obrigatório em Portugal.
Como funciona a Faturação Eletrónica?
A fatura eletrónica não se resume à digitalização de uma fatura em papel e respetivo envio e receção. É necessário que as faturas sigam um formato específico para serem aceites legalmente e que contenham um certificado que comprove a sua autenticidade e legitimidade. A submissão das faturas às autoridades competentes deve ser feita de forma específica através de entidades certificadas.
O processo de faturação eletrónica requer um sistema tecnológico específico, geralmente na forma de software de faturação eletrónica, que permita gerar, validar, receber e enviar este tipo de documentos pela sua empresa. Este software garante que as faturas eletrónicas estejam em conformidade com os requisitos legais e fiscais, tornando todo o processo mais seguro e eficiente.
O que é um Modelo Semântico de Dados?
A standardização do formato das faturas eletrónicas é essencial para permitir a integração de sistemas de faturação eletrónica de diferentes países e fornecedores de software, visando automatizar ao máximo o processo de recebimento e envio desses documentos. Esse formato é conhecido como modelo de dados semânticos, que consiste num código padronizado que atribui uma lógica específica às informações contidas na fatura, nomeadamente o número da fatura, data de emissão e referência do comprador.
Em Portugal foi criado o CIUS-PT como modelo comum para a comunicação de documentos em contratos públicos, de modo a facilitar a interpretação dos dados enviados e recebidos. A Autoridade Tributária e Aduaneira reconhece a fiabilidade desta tecnologia e utiliza-a como um dos procedimentos permitidos para a troca de faturas eletrónicas entre empresas, conforme estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.
O que é o CIUS-PT?
O CIUS-PT é o formato estabelecido para a faturação eletrónica B2G (Entidades Públicas) em Portugal, desenvolvido pela eSPap, responsável por coordenar a implementação da fatura eletrónica na Administração Pública. Este formato segue os requisitos da norma europeia EN 16931-2017 e é utilizado para a comunicação de documentos estruturados, como faturas, nos contratos públicos, definindo os requisitos e a validade legal.
Os formatos gerados pelo CIUS-PT são o UBL (Universal Business Language) e o XML (Extensible Markup Language), que são padrões internacionais para a troca eletrónica de documentos comerciais.
Prazos e obrigações da faturação eletrónica em 2023 e 2024
A faturação eletrónica em Portugal foi implementada através do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que estabelece o quadro legal para a faturação eletrónica no país. O objetivo da medida é modernizar os processos de faturação e aumentar a eficiência e transparência na relação interempresas.
A implementação da faturação eletrónica foi estabelecida por fases, de acordo com o volume de negócio das empresas:
- Grandes empresas com volume de negócios superior a 50 M€: 1 de janeiro de 2020;
- Pequenas e Médias empresas com volume de negócio entre 10 milhões a 50 M€: 1 de janeiro de 2023;
- Microempresas com volume de negócio até 10 M€: 1 de julho de 2023.
No caso do setor público, o Decreto-Lei n.º 123/2018 estabeleceu que todas as entidades públicas em Portugal, incluindo o governo, devem receber e processar faturas eletrónicas, independentemente do seu valor. Isso inclui a obrigação de aceitar faturas eletrónicas emitidas por fornecedores do setor privado.
A faturação eletrónica é um sistema seguro?
As soluções de faturação eletrónica utilizam tecnologia avançada para garantir a autenticidade, integridade, confidencialidade dos dados e arquivo eletrónico das faturas durante 10 anos. Além disso, muitos fornecedores de soluções de faturação eletrónica oferecem medidas de segurança adicionais, como autenticação em dois fatores e criptografia de dados.
Como posso começar a utilizar a Fatura Eletrónica?
Apresentamos quatro passos que deve ter em consideração antes de implementar a Fatura Eletrónica:
- Identificar as necessidades da empresa: As organizações não são todas iguais, nem têm as mesmas necessidades. É, por isso, importante olhar internamente, analisar os sistemas e procedimentos atuais, fazer o levantamento das necessidades, bem como dos vários intervenientes que têm de estar sincronizados.
- Preparar os sistemas da empresa: Um dos aspetos que deve ser, desde logo, assegurado é que a solução de faturação eletrónica escolhida seja compatível e facilmente integrada com o ERP (sistema de gestão) da sua empresa. Isso será decisivo para que a transição para a fatura eletrónica seja feita de forma rápida e simples.
- Escolher um parceiro tecnológico de confiança: Este é um ponto crucial para o sucesso da implementação. Escolher um parceiro especializado e de confiança para garantir que as faturas eletrónicas emitidas estejam em total conformidade com a legislação em vigor, com o protocolo e o modelo de transmissão adequados. Ao mesmo tempo, o parceiro tecnológico deverá apoiar na resolução de quaisquer problemas que possam ocorrer durante a implementação – nomeadamente, erros técnicos ou humanos, formação ou dificuldades de adaptação à solução.
- Envolver os seus colaboradores: É fundamental envolver osseus colaboradores neste processo de transição da fatura em papel para a fatura eletrónica, colocando as equipas a par de todo o processo e disponibilizando a formação necessária para que a organização esteja preparada para maximizar as vantagens proporcionadas pela solução que está a implementar. O parceiro tecnológico deverá apoiar a organização também nesta etapa.
Como enviar faturas eletrónicas para clientes que não têm um sistema de faturação eletrónica?
Se o cliente não tem um sistema de faturação eletrónica, é possível enviar a fatura por e-mail ou disponibilizá-la num portal online para o cliente aceder. Além disso, algumas soluções de faturação eletrónica oferecem a opção de imprimir a fatura para que ela possa ser enviada fisicamente.
Benefícios da Fatura Eletrónica
- Automatização de processos
- Redução de erros e do tempo de processamento dos documentos
- Redução de custos administrativos e de processamento (papel, impressora, selos, correio, etc)
- Melhoria da eficiência operacional
- Maior visibilidade do estado dos documentos (lido/recebido, pago, etc)
- Controlo das transações em tempo real
- Redução dos prazos de recebimento
- Maior transparência e melhoria da relação com o cliente
- Aumento da sustentabilidade ambiental.
Experiência Generix em Faturação Eletrónica
Com mais de 30 anos de experiência, a Generix tem acompanhado o desenvolvimento da faturação eletrónica desde os primeiros textos regulamentares que autorizaram a desmaterialização de faturas. A empresa tornou-se um dos principais players europeus a representar cerca de 150.000 entidades coletivas e apoia os seus clientes na implementação da faturação eletrónica em todo o mundo.
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