Vantagens da faturação eletrónica e impacto na relação com clientes

Para as empresas portuguesas que têm relações comerciais com a Administração Pública, a faturação eletrónica já não tem segredos, graças a uma norma comunitária que a tornou regra a 1 de janeiro de 2023. No entanto, várias organizações sem estas relações desconhecem ainda as vantagens da faturação eletrónica na sua atividade e o modo como estes benefícios vão refletir-se numa melhor relação com os clientes.

As organizações que ainda não deram este salto digital continuam a tratar as suas faturas de forma manual e algumas pequenas e médias empresas resistem a mudar, seja por recearem que a implementação de uma solução deste género implique custos elevados, seja por temerem que as suas equipas tenham dificuldade em adaptar-se. Em ambos os casos, estão a olhar para a mudança como um custo e não como um investimento, que rapidamente vai gerar mais valias dentro da empresa, mas também fora dela.

Estão hoje disponíveis soluções à medida, de modo que a sua implementação seja viável mesmo para pequenos negócios B2B (business-to-business) – por exemplo, com 200 faturas por ano.

Vantagens da faturação eletrónica que os clientes vão reconhecer

Num contexto fortemente competitivo como aquele em que vivemos, em que já não basta um bom produto ou serviço a preços competitivos, a eficiência da resposta ao cliente é um fator adicional de diferenciação e esta é uma das vantagens da faturação eletrónica, mas não é a única. Conheça com mais detalhe seis dos principais benefícios que têm impacto na operação da sua empresa e que ajudam a um melhor relacionamento com os seus clientes:

1. Prazos de pagamentos mais reduzidos

Um dos maiores problemas entre empresas em Portugal é o atraso no pagamento de faturas. Esta é uma questão particularmente sensível porque afeta a liquidez e a gestão financeira, com impactos particularmente limitantes nos negócios mais pequenos, que têm maiores dificuldades em aceder a soluções financeiras de curto prazo. A agilização proporcionada pela faturação eletrónica ajuda a mitigar estes riscos: como o processo é totalmente automatizado, aceleram-se as etapas necessárias para a criação, envio e receção de faturas, bem como os processos de conferência e aprovação. Tudo isto proporciona uma redução dos prazos de liquidação e, consequentemente, os pagamentos são realizados mais rapidamente, beneficiando os níveis de cash-flow das empresas.

2. Menos erros e maior precisão na informação

Os erros ou discrepâncias de valores são relativamente frequentes nos processos de faturação manual. Podem ser simples erros humanos de digitação de um algarismo, mas levam à devolução das faturas, à sua substituição e a novos processos de conferência, sobrecarregando as equipas – as da sua empresa e as do cliente – com trabalho extra que não gera valor. As consequências são várias, implicam tempo de ambas as partes e prejudicam a imagem de profissionalismo da sua empresa perante os clientes. Com os mecanismos de automatização proporcionados pela faturação eletrónica, ganha-se precisão, evitando erros e repetição de tarefas.

3. Redução de encargos

Outra das vantagens da faturação eletrónica é a redução dos custos associados à impressão, expedição e arquivo das faturas. Além de diminuírem estes custos diretos (papel, tinteiros, dossiers, por exemplo), tanto a sua empresa como os seus clientes vão poupar também em espaço físico de arquivo. Ao mesmo tempo, a carga administrativa reduz-se substancialmente, permitindo alocar os recursos humanos a tarefas mais relevantes para o negócio e capazes de gerar maior valor acrescentado.

4. Maior transparência

Numa época de grandes fluxos de dados e informação, um dos aspetos mais valorizados pelos diversos agentes económicos é a transparência, fiabilidade e segurança da informação. Com a faturação eletrónica, é possível verificar a qualquer momento os estados em que se encontram as faturas, com processos claros de rastreamento e monitorização. Mas não só. Devido às suas características e requisitos, a faturação eletrónica é uma solução mais transparente e segura comparativamente aos métodos tradicionais, pois tem de cumprir com um conjunto de mecanismos obrigatórios por lei que asseguram uma maior proteção e confidencialidade das informações da empresa e dos seus clientes.

5. Melhores níveis de satisfação dos clientes

Fidelizar clientes é hoje uma tarefa cada vez mais desafiante e a faturação eletrónica acaba por ser também uma ferramenta que ajuda as empresas a proporcionar-lhes melhores níveis de satisfação. O facto de as vantagens da faturação eletrónica se fazerem sentir dentro da sua organização, mas também nas empresas dos clientes – com mais precisão e agilidade de pagamentos, menos encargos e tempo de processamento, assim como com maior segurança e transparência – é mais uma razão para a sua empresa merecer a confiança e a preferência destes clientes.

6. Melhor imagem e reputação da sua empresa junto do mercado

Ao aderir à faturação eletrónica, a sua empresa está a dar um passo essencial rumo à digitalização do seu negócio, reforçando a sua reputação e posicionamento, junto de clientes e fornecedores, como uma empresa moderna e inovadora. Além disso, a inexistência de faturação em papel é também uma solução que os clientes valorizam como ambientalmente responsável. Esta é uma dimensão relevante, quando cada vez mais os clientes escolhem os seus fornecedores com base no cumprimento de critérios ESG (Environmental, Social and Corporate Governance), selecionando empresas a que reconhecem uma atuação sustentável.

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