WebEDI: principíos e contributos para a Digitalização e Sustentabilidade empresarial

Princípios de Funcionamento do WebEDI

Troca Eletrónica de Dados

O WebEDI facilita a troca de dados estruturados entre parceiros de negócio. Esta tecnologia é aplicada significativamente na vertente de contas a pagar, quando se pretende desmaterializar integrar dados de compras. Estes dados incluem ordens de compra, faturas, notas de crédito, avisos de expedição, ordens de pagamento, entre outros. A tecnologia permite traduzir dados inseridos através dum formulário web, em estruturas de dados padronizadas como o EDIFACT, XML, ANSI X12, …, garantindo ao comprador a interoperabilidade e a automatização do processo de validação e lançamento de dados no seu sistema de informação.

Integração de dados

Ao contrário do EDI tradicional, que implica o desenvolvimento de processos de integração entre os sistemas de informação de ambos os parceiros de negócio (cliente e fornecedor), o WebEDI torna o processo mais acessível e económico, atendendo que não requer do ponto de vista técnico a integração com o sistema do fornecedor. A utilização de tecnologias web permite uma maior flexibilidade e facilidade no rollout do projeto especialmente para pequenas e médias empresas.

Portais colaborativos

Os portais colaborativos são plataformas web que proporcionam um ponto centralizado para a gestão e troca de documentos eletrónicos. Estes portais oferecem interfaces user-friendly onde os utilizadores podem enviar e receber documentos, acompanhar o histórico de transações e gerir dados de forma eficiente. Em termos de interface com sistemas de informação externos, possuem uma camada API que facilita a integração tornando-os agnósticos relativamente à tecnologia ou arquitectura do ERP ou outro sistema de informação a integrar.

Segurança e conformidade

A segurança é um aspeto crítico na tecnologia WebEDI. As plataformas utilizam criptografia, autenticação de utilizadores e outras medidas de segurança para garantir a confidencialidade e integridade dos dados. Além disso, o WebEDI ajuda a assegurar a conformidade com regulamentações e normas internacionais, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

3 contributos do WebEDI para a digitalização dos negócios

1. Eficiência operacional

O WebEDI automatiza a troca e validação de documentos comerciais, eliminando a necessidade de assegurar manualmente estas tarefas. Isto reduz erros e acelera os processos,  libertando recursos humanos para tarefas mais estratégicas. A automação também facilita a integração com sistemas de gestão empresarial (ERP), proporcionando uma gestão mais eficaz das operações.

2. Redução de custos

A utilização do WebEDI reduz significativamente os custos associados à impressão, e processamento de documentos em papel. Além disso, a automação dos processos diminui o tempo e os recursos necessários para a gestão e lançamento de informação  relativa às  transações comerciais, resultando em poupanças operacionais.

3. Melhoria na comunicação e colaboração

O WebEDI facilita a comunicação e a colaboração entre parceiros de negócio, proporcionando uma troca de informações mais rápida e precisa. A partilha de dados em tempo real melhora a coordenação e a tomada de decisões, fortalecendo as relações comerciais.

3 contributos do WebEDI para a sustentabilidade dos negócios

1. Sustentabilidade ambiental

A desmaterialização de documentos contribui significativamente para a sustentabilidade ambiental. A redução do consumo de papel e de outros recursos associados à impressão e armazenamento de documentos físicos resulta numa menor pegada ecológica. O WebEDI promove práticas empresariais mais ecológicas, alinhando-se com as metas de sustentabilidade corporativa.

2. Transparência e rastreabilidade

O WebEDI oferece uma maior transparência e rastreabilidade nas transações comerciais. A capacidade de monitorizar e auditar todas as etapas de uma transação facilita a identificação de problemas e a implementação de melhorias, promovendo uma gestão mais responsável e sustentável dos negócios.

3. Adaptação às mudanças do mercado

A capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças é crucial para a sustentabilidade dos negócios. O WebEDI permite uma maior agilidade e flexibilidade, ajudando as empresas a responderem eficientemente às novas exigências do mercado e às alterações regulatórias. 

Transformar os negócios de forma digital

O WebEDI representa uma evolução significativa na troca eletrónica de dados, utilizando a Internet e portais colaborativos para oferecer uma solução mais acessível, eficiente e segura. Ao automatizar processos, reduzir custos e melhorar a comunicação entre parceiros comerciais, o WebEDI contribui para a digitalização dos negócios. Além disso, ao promover a desmaterialização de documentos e uma maior transparência, o WebEDI apoia práticas empresariais mais sustentáveis. As empresas que adotam esta tecnologia posicionam-se melhor para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades no mercado global atual.

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Redigido por:
Eduardo Bentes
Development, Alliance & Channel Manager
Generix Portugal