Caso de Sucesso
21/11/2024
Grande distribuição
Rexel Itália
Rexel Itália melhora o seu desempenho intralogístico com o Generix WMS
Use Case
Breve introdução à empresa RCI Bank and Services Portugal
Com 40 anos de atividade em Portugal, a RCI Bank and Services é uma referência na oferta de serviços e produtos de financiamento para o setor automóvel. Faz parte do grupo Renault, disponibilizando aos clientes da marca soluções de Leasing, Crédito e Seguro Automóvel. Em linha com a aposta do grupo Renault em veículos ecológicos, a RCI é uma impulsionadora do acesso à mobilidade sustentável sem obrigatoriedade de posse, em Portugal e nas restantes geografias onde opera.
Decorrente do estatuto de grande empresa, a RCI Bank & Services Portugal estava legalmente obrigada a adotar a fatura eletrónica nos contratos com a Administração Pública até 31 de dezembro de 2020 (Decreto-Lei n.º 14-A/2020, na sequência da Diretiva Europeia 2014/55/EU). A implementação do serviço EcoFatura permitiu não só responder às obrigações legais, como alcançar uma redução dos custos operacionais, diminuir a pegada ecológica e elevar os níveis de serviço ao cliente.
“Alcançámos uma poupança de custos muito significativa, com um custo médio por documento digital na ordem de 95% inferior ao custo anterior. Todas as empresas vão acabar por poupar ao mudar da faturação em papel para a faturação eletrónica.” João Moreira DSI RCI Bank and Services Portugal
O projeto em detalhes
Concretizar uma solução personalizada de faturação eletrónica
Num contexto de cada vez maior digitalização das operações a cliente e perante a proximidade dos prazos definidos legalmente para a adoção da faturação eletrónica em contratos com a Administração Pública, a RCI Bank and Services Portugal aproveitou a oportunidade para implementar uma solução que lhes permitisse cumprir a legislação, mas também reduzir a pegada ecológica e aumentar a eficiência na partilha de documentos com os seus clientes.
A implementação da solução EcoFatura permitiu responder a estes objetivos, passando a empresa a disponibilizar duas tipologias de fatura eletrónica:
- formato EDI CIUS-PT (formato EDI adotado pela Administração Pública)
- formato PDF certificado, consoante a tipologia de cliente
Tudo isto sem descurar, de forma personalizada, a integração com a plataforma RCI já existente, de acesso aos documentos financeiros emitidos. A integração com a solução Generix permitiu, desta forma, trazer novas possibilidades e ferramentas à plataforma – é disso exemplo a inclusão de pesquisa de faturas por matrícula no repositório de faturas eletrónicas, que facilita o apoio ao cliente.
“Já tínhamos uma relação de longa data com a Generix, que nos apresentou uma proposta muito interessante para a implementação da fatura eletrónica”, João Moreira, DSI da RCI Bank and Services Portugal.
Mais do que um novo formato de faturação eletrónica, uma ferramenta ao serviço da satisfação do cliente
A adoção da nova solução não se resumiu a um processo técnico, levando a mudanças dos processos internos – sobretudo porque, sendo uma empresa do setor financeiro, estas são alterações que implicam questões contratuais: desde as mudanças na plataforma de simulação de financiamento até à criação de um documento para o cliente aceitar a passagem para a faturação eletrónica. Em termos de recursos humanos, a RCI Bank and Services Portugal estima que 90% dos colaboradores se tenham adaptado facilmente às novas ferramentas tecnológicas. A solução EcoFatura é usada atualmente por mais de 20 colaboradores, em três departamentos distintos: IT, Contabilidade e Customer Experience.
É precisamente na vertente da experiência do cliente que, na perspetiva da RCI Bank and Services Portugal, residem as principais vantagens diferenciadoras da solução Ecofatura. Sobretudo a dois níveis – controlo e análise –, que permitem obter uma maior rastreabilidade do acesso dos clientes aos documentos e uma maior base de análise de ocorrências, para um apoio ao cliente mais eficaz. Outras melhorias no serviço passam pela apresentação dos documentos (layout mais atrativo, incluindo no envio por e-mail) e pela capacidade de dar uma resposta mais rápida (e com menos carga para as equipas) aos pedidos de faturas do ano fiscal completo, que podem agora ser descarregadas facilmente pelo próprio cliente com o serviço Invoice Manager disponibilizado pela Generix Group.
“A capacidade de perceber se o cliente está a receber e a abrir as faturas acrescenta muito valor à empresa. Passámos a ter uma postura proativa ao perceber o que se passa com cada cliente, que se traduz numa melhoria de serviço”, João Moreira, DSI do RCI Bank and Services Portugal
Principais benefícios identificados pela RCI Bank and Services
- Implementação de faturas 100% eletrónicas, em diversos formatos;
- Eliminação dos custos com a faturação em papel;
- Redução da pegada ecológica;
- Cumprimento das obrigações legais de faturação eletrónica na Administração Pública;
- Integração personalizada com plataformas existentes de acesso ao arquivo documental;
- Sem necessidade de investimento em software ou hardware adicionais (modelo SaaS);
- Melhoria do serviço ao cliente, com maior controlo e rastreabilidade das faturas;
- Aumento potencial do cash-flow, com ciclos de pagamento mais curtos (o processo torna-se mais rápido: desde a emissão da fatura até à aprovação do cliente)
Números-chave
- 100% Poupança operacional
- 95% Redução de custos da fatura em papel
- 90% Adaptação fácil dos colaboradores à fatura eletrónica
- 75% Faturas enviadas em formato digital
Soluções implementadas
Encontre a descrição completa das soluções apresentadas neste caso de sucesso
