A desmaterialização é uma substituição dos documentos em papel por ficheiros digitais.
Existem dois tipos de desmaterialização. A primeira, denominada “duplicação”, parte de um suporte de papel existente para produzir uma cópia digital: é o que acontece quando se utiliza um scanner.
A segunda forma de desmaterialização é chamada “nativa”. Neste caso, não existe um suporte de papel original, os ficheiros são gerados diretamente por software (por exemplo, uma fatura será produzida por um sistema ERP, uma folha de pagamento por uma solução de gestão salarial, etc.).
Porquê desmaterializar?
As vantagens da desmaterialização são numerosas: :
- Aumento da produtividade: a desmaterialização permite automatizar e tornar fiáveis muitos processos morosos: arquivo de documentos, emissão de facturas, envio de alertas, etc. Isto permite que os funcionários gastem mais tempo em tarefas com maior valor acrescentado.
- Rentabilidade: um documento desmaterializado é muito menos dispendioso de gerir do que um documento em papel, o que requer manuseamento humano, materiais (papel, tinta, eventualmente envelope e carimbo) e armazenamento físico. A desmaterialização de documentos contabilísticos reduz os custos de faturação e os prazos de pagamento.
- Economizar espaço: já não é necessário guardar uma pilha de documentos de papel durante muitos anos (como lembrete, o período de retenção legal de uma factura é de 10 anos). Não há necessidade de um arquivo físico complexo, substituído por um arquivo digital seguro.
- Poupança de tempo: desperdiçar tempo valioso a perguntar-se onde um determinado documento foi armazenado é agora uma coisa do passado. A desmaterialização oferece uma excelente rastreabilidade: todos os documentos desmaterializados são centralizados numa única interface de gestão – a EDM (gestão eletrónica de documentos) – e classificados de acordo com regras precisas e standard.
- Facilitar o trabalho colaborativo e o teletrabalho: os documentos digitais são acessíveis à distância e partilhados por todas as pessoas autorizadas. Todos podem criar, editar, anotar, validar, assinar e transmitir documentos directamente online.
Desmaterialização de faturas: (em breve) uma obrigação legal
A faturação eletrónica já é um requisito legal para as organizações do setor público. A obrigação da faturação eletrónica está a ser progressivamente alargada às transacções B2B. Os Estados-Membros da UE têm uma certa flexibilidade em termos de implementação da faturação eletrónica, quer com operadores públicos (B2G), quer com operadores privados (B2B). Por conseguinte, nem todos os países se encontram na mesma fase.
Em Portugal, os prazos de implementação da Faturação Eletrónica com a Adminustração Pública são os seguintes:
- 1 janeiro de 2021: grandes empresas com mais de 250 funcionários e mais de 50 M€ de faturação ou 43 M€ de balanço.
- 1 de janeiro de 2023: é o prazo definido para as pequenas e médias empresas prepararem os seus sistemas informáticos a fim de assegurarem, a partir desta data, toda a comunicação eletrónica das suas faturas com as entidades públicas.
- 1 de janeiro de 2023: data estipulada para as microempresas.