O intercâmbio eletrónico de dados, mais conhecido pela sigla EDI, é um processo seguro através do qual as empresas trocam documentos de computador para computador num formato eletrónico standard.
Os documentos trocados via EDI podem ser de qualquer tipo: ordens de compra, faturas, guias de remessa, etc.
Uma vez implementado, o EDI não requer intervenção humana: o equipamento “comunica” entre si sem intermediários.
Zero papel, zero manipulação humana
Com o EDI, não há necessidade de efetuar transações em papel – não há mais faxes, envelopes carimbados, triagem manual do correio, arquivo físico… – ou mesmo envio de correio eletrónico: os documentos são encaminhados diretamente para o destinatário. Desta forma, uma encomenda EDI é automaticamente encaminhada para a ferramenta de gestão de encomendas do destinatário.
Como funciona o EDI
Tomemos o exemplo de um processo de facturação eletrónica entre duas empresas com soluções EDI.
Ao receber uma ordem de compra, o sistema ERP de um fornecedor de serviços emite uma fatura, que é automaticamente transformada numa mensagem EDI por um software dedicado e transmitida ao cliente. A solução EDI do cliente recebe a factura, extrai os dados da fatura e integra-a automaticamente no ERP do cliente: o processamento da fatura começa imediatamente. Todo o ciclo de vida da fatura – desde a emissão até ao processamento – é, portanto, desmaterializado e automatizado.
Vantagens do EDI
Menos erros: com o EDI, já não há qualquer risco de um documento ser perdido, danificado, seja ilegível, mal interpretado ou mesmo incorretamente preenchido. Por outras palavras, não há mais erros humanos. Os documentos EDI estão sujeitos a normas rigorosas que garantem a sua fiabilidade. Em função do setor de atividade das empresas e da sua localização geográfica, é provável que sejam utilizadas diferentes normas EDI (EDIFACT, INOVERT, ANSI X12…). É essencial que os utilizadores que desejem trocar mensagens EDI utilizem a mesma norma – que falem a mesma língua, por assim dizer – para que os documentos EDI sejam processados corretamente pelos seus sistemas.
Enorme poupança de tempo: O EDI torna possível automatizar tarefas morosas, tais como a introdução manual dos mesmos dados em software diferente. Também elimina a necessidade de alguns atrasos anteriormente inevitáveis (correio, processamento manual de documentos, etc.). O que costumava demorar vários dias pode agora ser feito em poucos minutos ou horas através do EDI.
Poupanças: Menos erros – e portanto menos tempo perdido a corrigi-los – e transações mais rápidas resultam em poupanças consideráveis. Além disso, todos os custos associados às transações em papel (materiais, armazenamento, portes de envio, etc.) são eliminados.
Rastreabilidade total: as empresas que trocam documentos EDI têm total visibilidade de todas as transações em tempo real.
Aumento da produtividade: o EDI poupa os funcionários a tarefas tediosas e demoradas, permitindo-lhes focar-se em atividades de alto valor acrescentado.