Ao longo dos últimos vinte anos, o software integrado (ERP) tornou-se a base para uma gestão empresarial eficiente. Este sucesso deve-se à sua capacidade de unificar processos e atividades, recolher todas as fontes de dados (finanças, produção, logística, marketing, recursos humanos, etc.), fornecer dashboards e criar cenários preditivos. O ERP é uma verdadeira ferramenta de valor acrescentado, que produz informação centralizada, partilhada e abrangente.
O que significa «ERP» ?
Em inglês, a definição de ERP é Enterprise Resource Planning. Um termo que engloba a mesma realidade: a capacidade de gerir uma empresa de uma forma unificada e coerente, independentemente da sua dimensão (de algumas dezenas a centenas de milhares de funcionários). Na transição do milénio, o ERP substituiu a multiplicidade de pacotes de software que até então asseguravam a gestão de uma função específica (contabilidade, administração, logística, I&D, compras, vendas, etc.).
Como utilizar um ERP ?
O ERP acrescenta valor ao fornecer uma plataforma all-in-one que é precisa, fiável e rápida na gestão de tarefas especializadas (negócio por negócio, departamento por departamento), ao mesmo tempo que agrega todos os dados da empresa. Para beneficiar do poder de tal ferramenta, a consultoria, a configuração, a formação e o apoio ao arranque são essenciais. É raro que um ERP seja implementado de raiz. É portanto necessário assegurar, combinando os conhecimentos do departamento de TI e das empresas especializadas (editores, integradores), a recuperação dos dados existentes, o seu processamento e integração numa única base de dados, e o ajuste das opções e parâmetros do ERP de acordo com a atividade e a dimensão da empresa.
Como escolher um ERP ?
Existem vários fatores envolvidos:
- As referências, fiabilidade e qualidade do editor de software;
- A diversidade e riqueza do seu ecossistema de parceiros (para aplicações comerciais complementares, manutenção e/ou alojamento remoto, administração de sistemas, cibersegurança, etc.);
- A cobertura funcional, o número de utilizadores e a escalabilidade do sistema ERP;
- A dimensão da empresa (desde PMEs a grandes clientes globais) e a gama orçamental atribuída;
- Os serviços associados ao pacote de software (formação e apoio ao utilizador, desenvolvimentos e melhorias contínuas);
- A arquitetura informática desejada (alojamento do sistema ERP em servidores internos e/ou utilização de serviços online, através da cloud);
- O método de faturação (licenças, ativação de servidores virtuais, etc.).
Quais são os tipos de ERP?
A essência de um ERP é ser genérico, completo e versátil. À priori, a sua cobertura funcional é ampla e mais ou menos semelhante, desde os aspetos mais financeiros até aos mais operacionais. No entanto, dependendo do histórico do editor, das parcerias e da política de I&D, alguns ERPs serão utilizados num determinado setor de actividade (bens de consumo, indústria, serviços, finanças, meios de comunicação e cultura), num determinado segmento de mercado (PMEs, empresas de média dimensão, grandes contas) ou num determinado país ou continente. Historicamente, os editores de ERP construíram as suas ofertas com base numa função transversal (gestão – contabilidade, recursos humanos) ou numa função empresarial (I&D, produção, distribuição).