Um workflow ilustra as ações que devem ser realizadas para realizar um projeto, de maior dimensão, sob a forma de fluxo. Um workflow de aprovação pode ser utilizado para automatizar um processo como o envio de um e-mail a um fornecedor quando o status de uma fatura é alterado.
O workflow e os procedimentos de aprovação associados criam uma lógica empresarial baseada em determinados princípios. As regras de workflow atribuem tarefas aos utilizadores ou atualizam determinados campos, enquanto os processos de aprovação permitem aos utilizadores a possibilidade de submeter documentos confidenciais, tais como contratos ou ordens de compra, a outros utilizadores.