RCI Bank and Services au Portugal

Présentation

Avec 40 ans d’activité au Portugal, RCI Bank and Services est une référence dans l’offre de services et de produits de financement pour le secteur automobile. Elle fait partie du Groupe Renault et fournit aux clients de la marque des solutions de leasing, de crédit et d’assurance automobile. Conformément à l’engagement du Groupe Renault en faveur des véhicules respectueux de l’environnement, RCI est un moteur de l’accès à la mobilité durable sans obligation d’achat, au Portugal et dans les autres pays où il opère.

En raison de son statut de grande entreprise, RCI Bank & Services Portugal était légalement tenue d’adopter la facturation électronique dans les contrats avec l’administration publique avant le 31 décembre 2020 (décret-loi n° 14-A/2020, suite à la directive européenne 2014/55/UE). La mise en place du service Generix Invoice Services a permis non seulement de respecter ces obligations légales, mais aussi de réduire les coûts d’exploitation, de diminuer l’empreinte écologique et d’améliorer le niveau du service client.

« Nous avons réalisé des économies très importantes, avec un coût moyen par document numérique inférieur d’environ 95 % à celui d’avant. Au final, toutes les entreprises feront des économies en passant de la facturation papier à la facturation électronique. » João Moreira DSI RCI Bank and Services Portugal

Le projet en détail

Mettre en œuvre une solution personnalisée de facturation électronique

Dans un contexte de numérisation croissante des opérations des clients et compte tenu de la proximité des délais légalement définis pour l’adoption de la facturation électronique dans les contrats avec l’administration publique, RCI Bank and Services Portugal a saisi l’occasion de mettre en place une solution qui lui permettrait de se conformer à la législation, mais aussi de réduire l’empreinte écologique et d’accroître l’efficacité du partage des documents avec ses clients.

L’implémentation de la solution Generix Invoice Services a permis d’atteindre ces objectifs, l’entreprise fournissant désormais deux types de factures électroniques :

• Format EDI CIUS-PT (format EDI adopté par l’administration publique)
• Format PDF certifié, selon le type de client

Tout cela sans oublier que l’intégration avec la plateforme RCI existante pour accéder aux documents financiers émis peut être personnalisée. L’intégration avec la solution Generix a permis d’apporter de nouvelles possibilités et de nouveaux outils à la plateforme – avec par exemple, l’inclusion d’une recherche de facture par numéro de plaque d’immatriculation dans le référentiel de factures électroniques, ce qui facilite le support client.

« Nous avions déjà une relation de longue date avec Generix, qui nous a présenté une solution très intéressante pour la mise en œuvre de la facturation électronique », João Moreira, DSI de RCI Bank and Services Portugal.

Plus qu’un nouveau format de facturation électronique, un outil au service de la satisfaction du client

L’adoption de la nouvelle solution n’a pas été un simple processus technique, entraînant des changements dans les processus internes – d’autant plus que, s’agissant d’une entreprise du secteur financier, ces évolutions impliquent des questions contractuelles : des changements dans la plateforme de simulation de financement à la création d’un document pour que le client accepte le passage à la facturation électronique. En termes de ressources humaines, RCI Bank and Services Portugal estime que 90% des employés se sont facilement adaptés aux nouveaux outils technologiques. La solution Generix Invoice Services est actuellement utilisée par plus de 20 employés, dans trois départements différents : Informatique, comptabilité et expérience client.

C’est précisément dans l’expérience client que résident, du point de vue de RCI Bank and Services Portugal, les principaux avantages différenciateurs de la solution Generix Invoice Services. Notamment à deux niveaux – le contrôle et l’analyse – qui permettent une plus grande traçabilité de l’accès des clients aux documents et une plus grande base d’analyse des occurrences, pour un support client plus efficace.

Parmi les autres améliorations du service figurent la présentation des documents (mise en page plus attrayante, y compris l’envoi par e-mail) et la possibilité de répondre plus rapidement (et avec une charge moindre pour les équipes) aux demandes de factures pour l’ensemble de l’exercice, qui peuvent désormais être facilement téléchargées par le client lui-même grâce au service Invoice Manager fourni par Generix Group.

« La possibilité de comprendre si le client reçoit et ouvre ses factures ajoute beaucoup de valeur à l’entreprise. Nous adoptons désormais une attitude proactive pour comprendre ce qui se passe avec chaque client, ce qui se traduit par une amélioration du service », João Moreira, DSI, RCI Bank and Services Portugal.

Principaux avantages identifiés par RCI Bank and Services

• Mise en place de factures 100% électroniques, dans plusieurs formats ;
• Élimination des coûts liés à la facturation papier ;
• Réduction de l’empreinte écologique ;
• Respect des obligations légales de facturation électronique dans l’administration publique ;
• Intégration personnalisée avec les plateformes existantes pour l’accès aux archives de documents ;
• Pas besoin d’investir dans des logiciels ou du matériel supplémentaires (modèle SaaS) ;
• Amélioration du service client, avec un meilleur contrôle et une meilleure traçabilité des factures ;
• Augmentation potentielle du flux de trésorerie, avec des cycles de paiement plus courts (le processus devient plus rapide : de l’émission de la facture à l’approbation du client).

Chiffres clés

• 100% d’économies opérationnelles
• 95% réduire les coûts de la facturation papier
• 90% adfptation facile des employés à la facturation électronique
• 75% Factures envoyées en format numérique

Les solutions utilisées

Retrouvez le descriptif complet des solutions présentées dans cette étude de cas

• Logiciel de dématérialisation des factures : Invoice Services